Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

NetJames Oy (Y-tunnus: 2516429-8) Postilokero PL 486,00101 HELSINKI

2. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa sekä vireillä olevien, että päättyneiden asioiden käsittelyn seuranta ja hallinta, sekä laskutusasioista päättäminen. Järjestelmään rekisteröidään palvelun tilaajan tiedot. Rekisteriin tallennetaan vain palvelun tilaamisen ja käyttämisen kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisterin tarkoituksena on myös mahdollistaa kuluttaja- ja yksityisasiakkaiden henkilötietojen tallentaminen palvelun käytöstä aiheutuvien palvelumaksujen laskutusta varten. Henkilötietojen tallentaminen NetJames Oy:n tietokantaan mahdollistaa sen, että voimme siirtää erääntyneet ja maksamattomat palvelumaksu perintätoimistolle.

4. Rekisterin tietosisältö

Yksityisasiakas: Henkilön nimi, henkilötunnus, osoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköposti. Yritysasiakas: Yrityksen nimi, y-tunnus, osoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköposti.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkuutta koskevat tiedot saadaan palvelun tilaajalta, numero- ja yhteystietopalvelusta, osoitepalvelusta ja väestötietojärjestelmästä.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan luovuttaa perintätoimistolle asian käsittelyn yhteydessä ja täytäntöönpanotoimenpiteitä varten. Luovutukset perusteena on edellä mainituissa tilanteissa toimeksiantajan kanssa tehty sopimus luovuttaa hänen puolesta tietoja. Luovutus tapahtuu joko manuaalisesti kirjeiden välityksellä tai sähköisesti. Toimeksiantajan tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta edelleen. Henkilöluottotietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja ei luovuteta myöskään Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen) Lähtökohtaisesti manuaalista aineistoa ei kerry, mutta näin tapahtuessa kaikki manuaalinen aineisto säilytetään yrityksen lukitussa tilassa, johon vain määrätyillä henkilöillä on pääsyoikeus. B. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus) Rekisteriä käyttävät asiakkuuksia hoitavat henkilöt. Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttöoikeutta. Rekisterinkäyttäjää sitoo vaitiolovelvollisuus myös käyttöoikeuden päättymisen jälkeen. Osa rekisteriin sisältyvistä tiedoista on julkisia ja saatavissa julkisista asiakirjoista, muutoin tiedot ovat luottamuksellisia. Henkilötunnusta käytetään niissä asiakirjoissa, joissa asiaa käsittelevät viranomaiset sitä edellyttävät. Tulos- ja toimintakertomuksia yms. varten järjestelmästä on saatavilla tilastotietoja, jotka eivät sisällä henkilötietoja. ATK-järjestelmä on lukitussa tilassa. Yrityksen toimitilassa on valvonta- ja hälytysjärjestelmä. ATK-järjestelmä on suojattu ulkopuolisilta. Rekisterin käyttäminen edellyttää käyttöoikeutta. Rekisteriä on mahdollisuus käyttää vain työpaikalla. Järjestelmästä otetaan säännöllisin aikavälein varmuuskopiot.

8. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella: NetJames Oy Postilokero PL 486 00101 HELSINKI